Hotelska poruka dobrodošlice treba da gostu pruži informacije za sljedeću fazu boravka. Malim hotelima, vilama i apartmanima jasna WhatsApp poruka može pomoći da odgovore na rutinska pitanja, prikupe detalje o dolasku i usmjere zahtjeve osoblju kada je potrebna odluka.
Gosti mogu dobiti potvrdu rezervacije, uputstva za dolazak, informacije o parkingu i pravila objekta kroz odvojene poruke. Odaberite šta im je potrebno u datoj fazi boravka, umjesto da sve pošaljete odjednom.
Nejasna ili preopterećena poruka ostavlja recepciji ista pitanja tokom dolazaka. Neoprezan odgovor može i obećati rani check-in, promjenu sobe, račun ili drugi dogovor prije nego što ga osoblje odobri.
GuestNesty softver za komunikaciju sa gostima podržava rutinsku WhatsApp komunikaciju na osnovu odobrenih informacija o objektu. Izaberite šablon za odgovarajuću fazu boravka, a odluke o neuobičajenim ili osjetljivim zahtjevima prepustite osoblju.
Hotelska poruka dobrodošlice treba da usmjeri sljedeći korak gosta
Odredite jednu svrhu poruke i jasno navedite šta gost treba sljedeće da uradi.
Odvojite potvrdu rezervacije, informacije prije dolaska, podsjetnik na dan dolaska i poruku nakon check-ina. Svaka ima posebnu svrhu, prikazanu u tabeli.
Uključite samo informacije koje su gostu sada potrebne
Većina poruka prije dolaska treba da sadrži:
- ime gosta;
- naziv objekta;
- datum dolaska;
- vrijeme check-ina;
- adresu ili link ka mapi;
- informacije o parkingu ili pristupu;
- jednu jasnu instrukciju za odgovor;
- podsjetnik za neophodna dokumenta.
Informacije o doručku, uputstva recepcije, čuvanje prtljaga ili pitanje o očekivanom vremenu dolaska dodajte samo kada odgovaraju objektu i fazi boravka.
| Faza poruke | Glavni zadatak | Korisni detalji |
|---|---|---|
| Poslije rezervacije | Potvrditi kontekst | Objekat, datumi i kanal za kontakt |
| Prije dolaska | Pripremiti gosta | Check-in, lokacija, parking i detalji dolaska |
| Na dan dolaska | Podržati sljedeći korak | Kratke instrukcije, pristup i kontakt |
| Poslije check-ina | Pomoći tokom boravka | Wi-Fi, doručak, pomoć i lokalne informacije |
Duže instrukcije ili pravila pošaljite odvojeno kada budu potrebni gostu.
12 šablona WhatsApp poruka dobrodošlice za hotel
Prije slanja zamijenite svako označeno mjesto aktuelnim informacijama koje je objekat odobrio.
Izbrišite redove koji se ne odnose na objekat. Uključite samo odobrene usluge, instrukcije za pristup i potvrde.
Osnovni šabloni za dolazak
1. Standardna WhatsApp poruka dobrodošlice za hotelske goste
Koristite je kao glavnu poruku prije dolaska u hotel sa recepcijom.
Šablon
Zdravo [ime gosta], dobro došli u [naziv hotela].
Vaš boravak počinje [datum dolaska], a check-in je moguć od [vrijeme check-ina].
- Adresa: [adresa ili link ka mapi]
- Parking: [informacije o parkingu]
- Recepcija: [instrukcije recepcije]
Molimo vas da ponesete [potreban dokument, ako je primjenjivo]. Ako se vrijeme dolaska promijeni ili imate pitanje, odgovorite na ovu poruku.
Poruka obuhvata boravak, lokaciju, parking i kontakt sa recepcijom bez nepovezanih detalja.
---
2. Kratka hotelska poruka dobrodošlice na dan dolaska
Koristite je kada gost vjerovatno čita poruku tokom putovanja.
Šablon
Zdravo [ime gosta], radujemo se što vas danas dočekujemo u [naziv hotela].
- Check-in: od [vrijeme]
- Lokacija: [link ka mapi]
- Parking: [napomena o parkingu]
Odgovorite ovdje ako se vrijeme dolaska promijeni ili vam treba pomoć da pronađete objekat.
Kratak format se lako pregleda tokom putovanja i gostu daje jedno mjesto za prijavu promjena u dolasku.
---
3. Poruka dobrodošlice nakon check-ina
Koristite je nakon što gost uđe u sobu ili smještajnu jedinicu.
Šablon
Zdravo [ime gosta], dobro došli u [naziv objekta].
Nadamo se da ste se udobno smjestili.
- Wi-Fi: [informacije o mreži]
- Doručak: [informacije o doručku, ako je primjenjivo]
- Pomoć: odgovorite ovdje ako su vam potrebne informacije o objektu ili pomoć tokom boravka
Za zahtjeve koji traže potvrdu, naš tim će prvo provjeriti detalje i zatim potvrditi sljedeći korak.
Ove informacije za boravak pošaljite kada gost uđe u sobu; vodič za dolazak ne treba ponavljati.
Šabloni prema vrsti objekta
4. WhatsApp poruka dobrodošlice za boutique hotel
Koristite je kada objekat pruža ličnu pomoć pri dolasku i odobrene lokalne preporuke.
Šablon
Zdravo [ime gosta], dobro došli u [naziv hotela].
Pripremamo se za vaš dolazak [datum]. Check-in je moguć od [vrijeme], a možete nas pronaći ovdje: [link ka mapi].
Za pomoć oko parkinga, dolaska ili lokalnih preporuka odgovorite šta vam je potrebno. Naš tim će vas usmjeriti prema aktuelnim informacijama za vaš boravak.
Gost može zatražiti pomoć bez dobijanja nepotvrđenog obećanja.
---
5. WhatsApp poruka dobrodošlice za apartmane
Za apartmane objasnite kako gost ulazi i kada će dobiti detalje pristupa.
Šablon
Zdravo [ime gosta], dobro došli u [naziv apartmana].
Vaša rezervacija počinje [datum], a check-in je moguć od [vrijeme].
- Lokacija: [link ka mapi]
- Parking: [informacije o parkingu]
- Instrukcije za pristup: [kako i kada će biti dostavljene]
Za pitanja o dolasku ili apartmanu odgovorite ovdje.
Red sa instrukcijama za pristup govori gostu šta će još dobiti prije dolaska.
---
6. WhatsApp poruka dobrodošlice za vilu
Za vilu navedite odobreni postupak dolaska, koji može uključiti kapiju, preuzimanje ključa, kontakt domaćina ili detaljna uputstva.
Šablon
Zdravo [ime gosta], dobro došli u [naziv vile].
Vaš boravak počinje [datum], a check-in je moguć od [vrijeme].
- Lokacija vile: [link ka mapi]
- Parking: [instrukcije za parking]
- Postupak dolaska: [odobrene instrukcije]
[Detalje pristupa] dostavićemo u skladu sa [odobreno vrijeme ili uslov]. Molimo odgovorite ako se vrijeme dolaska promijeni.
Detalje pristupa dostavite u odobreno vrijeme ili kada je ispunjen navedeni uslov.
Šabloni za pristup i vrijeme dolaska
7. Poruka dobrodošlice za samostalni check-in
Koristite je kada gost ulazi bez susreta sa recepcijom.
Šablon
Zdravo [ime gosta], dobro došli u [naziv objekta].
Objekat koristi samostalni check-in. Ulazak je moguć od [vrijeme] na dan [datum].
- Lokacija: [link ka mapi]
- Instrukcije za pristup: [kako i kada će biti dostavljene]
- Potreban korak: [odobreni uslov, ako je primjenjivo]
Za pomoć prije ili tokom dolaska odgovorite na ovu poruku.
Zadržite vrijeme ulaska i potrebnu pripremu ili uslov u poruci da samostalni check-in ne bi djelovao kao odobrenje za raniji ulazak.
---
8. Poruka dobrodošlice za kasni dolazak
Koristite je kada se instrukcije za dolazak ili pristup mijenjaju poslije određenog vremena.
Šablon
Zdravo [ime gosta], pripremamo se za vaš dolazak u [naziv objekta].
Ako očekujete da stignete poslije [vrijeme], odgovorite sa procijenjenim vremenom dolaska. Naš tim će zatim potvrditi odgovarajuće instrukcije za dolazak ili pristup.
Obavijestite nas ovdje ako se plan promijeni tokom putovanja.
Gost dostavlja očekivano vrijeme dolaska, a osoblje potvrđuje odgovarajuće instrukcije.
---
9. Poruka dobrodošlice sa informacijama o parkingu
Koristite je kada gosti često pitaju gdje i kako da parkiraju.
Šablon
Zdravo [ime gosta], dobro došli u [naziv objekta].
Vaš boravak počinje [datum], a check-in je moguć od [vrijeme].
Informacije o parkingu:
[Odobrene instrukcije za parking]
Lokacija objekta: [link ka mapi]
Odgovorite ako dolazite vozilom koje traži drugačiji dogovor ili ako instrukcije nijesu jasne.
Standardne instrukcije odgovaraju na rutinska pitanja. Osoblje provjerava vozila ili dogovore koje te instrukcije ne obuhvataju.
Šabloni za posebne potrebe gostiju
10. Poruka dobrodošlice za porodice
Koristite je kada porodici može biti potrebna priprema sobe ili drugi odobreni dogovor.
Šablon
Zdravo [ime gosta], dobro došli u [naziv objekta].
Pripremamo se za vaš dolazak [datum]. Check-in počinje u [vrijeme].
- Lokacija: [link ka mapi]
- Parking: [napomena o parkingu]
Obavijestite nas ako vam je potreban [odobreni porodični aranžman]. Zahtjev zavisi od raspoloživosti i naš tim će ga posebno potvrditi.
Zadržite uslov raspoloživosti dok osoblje ne potvrdi dogovor.
---
11. Poruka dobrodošlice za poslovne goste
Koristite je da uz informacije o dolasku prikupite i podatke za račun na firmu.
Šablon
Zdravo [ime gosta], dobro došli u [naziv objekta].
Vaš boravak počinje [datum], a check-in je moguć od [vrijeme].
- Adresa: [adresa ili link ka mapi]
- Parking: [napomena o parkingu]
Ako vam je potreban račun na firmu, odgovorite sa potrebnim podacima. Ovlašćeno osoblje će provjeriti zahtjev prije izrade računa.
Gost može dostaviti podatke prije odlaska, dok ovlašćeno osoblje ostaje odgovorno za račun.
---
12. Poruka dobrodošlice sa lokalnim preporukama
Koristite je kada objekat održava odobrene lokalne preporuke.
Šablon
Zdravo [ime gosta], dobro došli u [naziv objekta].
Vaš boravak počinje [datum], a check-in je moguć od [vrijeme].
Lokacija: [link ka mapi]
Za lokalne preporuke odgovorite šta vas zanima, na primjer restorani, prevoz ili aktivnosti u blizini. Podijelićemo informacije iz odobrenih preporuka objekta.
Pitajte gosta šta ga zanima, pa odgovorite na osnovu ažurnih preporuka objekta.
Koristite odobrene informacije i uklonite nepotvrđena obećanja
Poruke koje koristite ponovo provjerite prema aktuelnim podacima objekta:
- vrijeme check-ina;
- adresa i link ka mapi;
- instrukcije za parking;
- postupak pristupa;
- procedura recepcije;
- informacije o doručku;
- Wi-Fi podaci;
- kućna pravila;
- dostupne usluge;
- lokalne preporuke.
Izbjegavajte rečenicu „Vaš rani check-in je potvrđen“ ako recepcija nije provjerila spremnost sobe i raspoloživost.
Koristite formulaciju:
Primili smo vaš zahtjev za rani check-in. Naš tim će provjeriti raspoloživost i potvrditi šta je moguće.
Isto pravilo odobravanja primijenite na promjene sobe, porodične aranžmane, transfere, ispravke računa i izuzetke od pravila.
Zadužite osobu da pregleda poruke kad god se promijeni postupak dolaska, usluga ili pravilo. Ažurirajte i odobrene informacije na kojima se odgovor zasniva.
Nerutinske WhatsApp odgovore prebacite osoblju i operacijama
Pregledajte odgovore gostiju da biste utvrdili šta treba da urade recepcija, domaćinstvo ili održavanje.
| Odgovor gosta | Uloga komunikacije | Sljedeći korak osoblja ili operacija |
|---|---|---|
| „Gdje mogu parkirati?“ | Odgovor iz odobrenih informacija | Osoblje preuzima ako je situacija neuobičajena |
| „Mogu li ranije ući u sobu?“ | Prikupiti željeno vrijeme | Recepcija provjerava raspoloživost i status sobe |
| „Trebaju nam dodatni peškiri“ | Provjeriti sobu i količinu | Posao domaćinstva dobija vlasnika i status |
| „Klima ne radi“ | Prikupiti korisne detalje | Osoblje procjenjuje hitnost i uključuje održavanje |
| „Promijenite datume rezervacije“ | Prikupiti kontekst zahtjeva | Ovlašćeno osoblje provjerava i mijenja rezervaciju |
| „Treba mi ispravka računa“ | Razjasniti šta gost traži | Ovlašćena recepcija provjerava folio ili račun |
GuestNesty može odgovoriti iz odobrenih informacija ili razjasniti zahtjev. Osoblje preuzima kada pravila, raspoloživost, novac, nezadovoljstvo, bezbjednost ili nepotpune informacije traže njegovu procjenu.
Osoblje odlučuje o operativnoj radnji i izvršava je. Libar hotelski softver vodi potrebnu rezervaciju, status sobe, zadatak, odobrenje, folio, račun ili dalje praćenje.
Ne pretpostavljajte automatsku sinhronizaciju ili kreiranje zadataka između GuestNesty-ja i Libara.
GuestNesty podržava jasniji tok WhatsApp komunikacije
GuestNesty softver za komunikaciju sa gostima podržava WhatsApp i druge digitalne kanale koristeći odobrene informacije o objektu. Osoblje može preuzeti razgovor kada je potrebna njegova procjena.
Počnite od održavanja odobrenih odgovora na najčešća pitanja gostiju:
- dolazak i check-in;
- parking;
- Wi-Fi;
- doručak;
- pravila objekta;
- sadržaji;
- instrukcije za kasni dolazak;
- lokalne preporuke;
- česti zahtjevi gostiju.
Pregledajte postupak check-ina, instrukcije za parking i pravila kad god se promijene. I dobro napisana poruka daje pogrešan odgovor ako su podaci na kojima se zasniva zastarjeli.
Pregledajte pitanja o dolasku na koja tim najčešće odgovara i održavajte po jednu odobrenu poruku za svaku važnu fazu boravka. Vodič za manje pitanja prije check-ina pomaže da odredite kada poslati informacije. Vodič o hotelskom softveru za komunikaciju sa gostima objašnjava ulogu poruka tokom boravka. Povezane praktične vodiče naći ćete u kategoriji Komunikacija sa gostima.
