Kontrolna lista za demo hotelskog softvera: tokovi rada koje treba testirati prije kupovine

Kontrolna lista za demo hotelskog softvera pomaže malim hotelima da prije poređenja paketa ili cijena testiraju stvarne tokove rada. Pokazuje da li komunikacija sa gostima, procjena osoblja, recepcija, rezervacije, status sobe, zadaci i predaja smjene imaju jasne odgovorne osobe, dok GuestNesty vodi komunikaciju, a Libar operativni tok rada.

Demonstracije hotelskog softvera često se usmjeravaju na kontrolne table, menije i duge spiskove funkcija. Ti ekrani mogu djelovati pregledno tokom prezentacije, a da ne pokažu kako sistem obrađuje situacije koje svakodnevno prekidaju rad osoblja.

Objekat može završiti demonstraciju znajući šta softver sadrži, ali ne i da li odgovara recepciji, domaćinstvu ili komunikaciji sa gostima. Problem se pojavljuje kasnije, kada zahtjevi ostanu u razgovoru, status sobe postane nejasan ili naredna smjena ne vidi nezavršeni posao.

Korisna demonstracija prati stvarni tok rada od prve poruke gosta do završne operativne radnje. GuestNesty vodi komunikaciju, osoblje preuzima razgovor kada je potrebna procjena, a Libar vodi nastali recepcijski ili operativni posao kada realizacija zahtijeva odgovornu osobu, status i dalje postupanje.

Definišite šta demo hotelskog softvera mora da dokaže

Demonstracija treba da dokaže da softver odgovara jasno definisanom operativnom problemu. Ne treba samo da potvrdi da proizvod ima veliki broj funkcija.

Počnite tako što ćete zapisati zašto objekat razmatra novi softver.

Primjeri uključuju:

• Recepcija stalno odgovara na ista pitanja o dolasku
• Zahtjevi gostiju ostaju u WhatsAppu ili drugom razgovoru
• Izmjene rezervacija nemaju jasan proces provjere
• Zahtjeve za domaćinstvo teško je dodijeliti
• Status sobe nije vidljiv odgovarajućim osobama
• Problemi sa održavanjem ostaju otvoreni između smjena
• Pitanja o folijama ili računima zavise od razbacanih napomena
• Osoblje ne vidi ko je odgovoran za narednu radnju

Jasno definisan problem daje demonstraciji praktičan pravac. Takođe sprečava da nepovezane funkcije preuzmu glavnu ulogu u odluci o kupovini.

Odredite kriterijume uspjeha prije poziva

Prije nego što vidite softver, definišite kako treba da izgleda uspješan tok rada.

Na primjer:

> Gost traži dodatne peškire. Zahtjev se razjašnjava, dodjeljuje odgovarajućoj osobi, dobija vidljiv status i predaje narednoj smjeni ako ostane otvoren.

Ova izjava stvara nekoliko tačaka za provjeru:

• Gost dobija jasan odgovor
• Osoblje ima dovoljno informacija za rad
• Jedna osoba ili uloga preuzima odgovornost za zahtjev
• Trenutni status je vidljiv
• Naredna smjena vidi neriješeni posao
• Završetak ne zavisi samo od sjećanja osoblja

Koristite slične kriterijume za komunikaciju, rezervacije, status sobe, održavanje, odobrenja i finansijske zahtjeve.

Koristite scenarije iz svog objekta

Pripremite pet do deset situacija koje se redovno događaju u objektu.

Izbjegavajte opšte zahtjeve poput „pokažite nam upravljanje zadacima“. Tražite od ponuđača da prikaže određenu situaciju sa uključenim osobama, odlukama i tačkama predaje.

Korisni scenariji uključuju:

1. Gost prije dolaska pita gdje može da parkira.
2. Gost traži kasnu odjavu.
3. Soba prelazi iz statusa prljava u čista, a zatim pregledana.
4. Domaćinstvo prima zahtjev za dodatne peškire.
5. Gost prijavljuje problem sa održavanjem.
6. Recepciji je potrebno odobrenje za izuzetak.
7. Gost traži izmjenu datuma rezervacije.
8. Gost ima pitanje u vezi sa računom.
9. Zadatak ostaje neriješen kada se smjena završi.
10. Informacije o objektu mijenjaju se nakon pokretanja sistema.

Softver treba testirati prema načinu na koji objekat stvarno radi, a ne prema idealizovanom procesu napravljenom samo za prezentaciju.

Testirajte komunikaciju sa gostima prije prelaska u operativni tok

Softver za komunikaciju sa gostima treba da olakša pristup rutinskim informacijama, uz zadržavanje kontrole osoblja nad zahtjevima koji traže procjenu.

Kod GuestNesty demonstracije treba pokazati kako odobrene informacije o objektu podržavaju komunikaciju preko WhatsAppa, Facebooka, Instagrama i web chata.

Testirajte rutinske odgovore i preuzimanje razgovora

Tražite od ponuđača da prikaže pitanja o:

• Uputstvima za prijavu
• Vremenu dolaska
• Parkingu
• Wi-Fi mreži
• Doručku
• Pravilima objekta
• Sadržajima i uslugama
• Lokalnim preporukama
• Kasnom dolasku
• Uobičajenim zahtjevima gostiju

Provjerite da li odgovor dolazi iz definisanih informacija o objektu. Zatim pitajte šta se događa kada su te informacije nepotpune, zastarjele ili neprikladne za konkretnog gosta.

Demonstracija treba da pokaže i kako osoblje preuzima razgovor kada:

• Gost izražava nezadovoljstvo
• Zahtjev utiče na novac
• Treba provjeriti raspoloživost
• Potrebna je odluka o pravilima
• Razgovara se o naknadi ili nadoknadi
• Informacije su nepotpune ili neusaglašene
• Može postojati bezbjednosni problem
• Gost traži razgovor sa osobom

Preuzimanje razgovora od strane osoblja predstavlja kontrolu, a ne slabost. Softver treba da pomogne kod rutinske komunikacije, bez uklanjanja procjene osoblja iz neuobičajenih situacija.

Koristite ovu tabelu tokom demonstracije:

Tabela opisuje odgovornosti. Ne znači da se informacije automatski prenose između GuestNesty i Libar.

Tražite od ponuđača da objasni koji se koraci obavljaju u svakom proizvodu, koji zahtijevaju rad osoblja i da li neku tehničku vezu treba posebno potvrditi.

Testirajte PMS, recepcijske i operativne tokove rada

Demonstracija PMS-a treba da pokaže više od unosa rezervacije. Treba da objasni kako recepcija i operativni timovi tokom dana upravljaju odgovornošću, statusom i daljim postupanjem.

Libar pokriva rezervacije, status sobe, zadatke, predaju smjene, folije, račune, napomene o gostima, odobrenja, domaćinstvo, održavanje i operativno praćenje.

Testirajte da li posao dobija odgovornu osobu i status

Tražite od ponuđača da prikaže potpun operativni tok.

Za zahtjev domaćinstvu testirajte:

1. Kako se zahtjev bilježi
2. Ko postaje odgovoran
3. Koji detalji su vidljivi
4. Koje oznake statusa postoje
5. Kako se potvrđuje završetak
6. Kako recepcija vidi trenutno stanje
7. Šta se događa ako zadatak ostane otvoren

Za status sobe testirajte:

1. Ko može da promijeni status
2. Koje će statuse objekat koristiti
3. Kako se razlikuju čišćenje i pregled
4. Kako se rješavaju neslaganja
5. Kako recepcija zna da je soba spremna
6. Šta se događa kada status nije tačan

Za izmjenu rezervacije testirajte:

1. Gdje se zahtjev pregleda
2. Ko provjerava raspoloživost
3. Ko primjenjuje pravila
4. Da li je potrebno odobrenje
5. Gdje se izmjena bilježi
6. Kako povezano osoblje vidi rezultat

Za problem sa održavanjem testirajte:

1. Kako se problem opisuje
2. Da li su soba ili lokacija jasno navedene
3. Ko procjenjuje hitnost
4. Ko je odgovoran za zadatak
5. Kako se napredak ažurira
6. Kako neriješeni posao prelazi u narednu smjenu

Nemojte stati nakon kreiranja zadatka. Korisna demonstracija treba da pokaže puni put od dodjele do završetka ili predaje.

Testirajte predaju smjene sa neriješenim poslom

Predaja smjene pokazuje da li softver podržava stvarni kontinuitet operacija.

Tražite od ponuđača da tokom demonstracije ostavi nekoliko stavki nezavršenim, kao što su:

• Problem sa održavanjem koji čeka pregled
• Zahtjev gosta kojem treba odobrenje menadžera
• Soba koja čeka pregled
• Ispravka računa
• Zahtjev za izmjenu rezervacije
• Zadatak domaćinstva sa nepotpunim statusom

Zatim tražite da pokaže šta vidi smjena koja preuzima rad.

Naredna smjena treba da može da razumije:

• Šta se dogodilo
• Ko je odgovoran za stavku
• Koji je trenutni status
• Koja radnja slijedi
• Da li gost očekuje odgovor ili obavještenje
• Da li su potrebni odobrenje ili dodatne informacije

Istorija razgovora može objasniti šta je gost tražio. Libar treba da obezbijedi operativnu strukturu za posao koji ostaje otvoren.

Provjerite implementaciju, ograničenja i odgovornost tima

Dobra demonstracija treba jasno da pokaže zahtjeve postavljanja. Uklapanje softvera zavisi od informacija, procesa i odgovornosti koje je objekat spreman da održava.

Pitajte šta je potrebno za postavljanje

Za GuestNesty pitajte šta objekat mora da pripremi za odobreno znanje.

To može uključivati:

• Informacije o dolasku i prijavi
• Uputstva za parking
• Wi-Fi podatke
• Informacije o doručku
• Sadržaje i usluge
• Kućni red
• Pravila objekta
• Lokalne preporuke
• Uobičajene zahtjeve gostiju
• Pravila preuzimanja razgovora

Pitajte ko pregleda ove informacije, kako se obrađuju izmjene i šta se događa kada odgovor nije obuhvaćen odobrenim znanjem.

Za Libar pitajte šta tim mora da definiše prije svakodnevne upotrebe.

To može uključivati:

• Strukturu soba i jedinica
• Odgovornosti za rezervacije
• Pravila statusa sobe
• Odgovorne osobe za zadatke
• Oznake statusa
• Odgovornosti za odobrenja
• Tok rada domaćinstva
• Tok rada održavanja
• Ovlašćenja za folije i račune
• Praksu predaje smjene

Stvarni kompromis je to što korisna demonstracija zahtijeva pripremu. Kada objekat nije definisao tokove rada, odgovornost ili odobrene informacije, čak ni detaljna prezentacija možda neće pokazati da li softver odgovara njegovom radu.

Potvrdite šta je ručno, automatizovano ili nepodržano

Nemojte pretpostavljati da je proces automatizovan samo zato što prezenter brzo prelazi između ekrana.

Za svaki važan tok rada pitajte:

• Koji se korak obavlja automatski?
• Koji korak zahtijeva rad osoblja?
• Koje informacije se moraju unijeti ručno?
• Ko donosi odluku?
• Gdje se bilježi trenutni status?
• Da li treba ažurirati drugi sistem?
• Da li tehnička veza već postoji?
• Da li ta veza zahtijeva posebno postavljanje?
• Koja funkcija nije uključena?
• Koju tvrdnju treba potvrditi u pisanom obliku?

Ovo je posebno važno kada komunikacija postane operativni posao.

GuestNesty može da primi zahtjev gosta i prikupi korisne detalje. Osoblje odlučuje koja je radnja potrebna. Libar vodi operativni tok kada zahtjev treba realizovati.

Nemojte pretpostavljati automatsko kreiranje zadatka, sinhronizaciju ili dijeljenje podataka osim ako ponuđač potvrdi tačnu tehničku mogućnost.

Ocijenite demonstraciju i dosljedno uporedite ponuđače

Koristite isti sistem ocjenjivanja za svaku demonstraciju proizvoda. Tako ćete lakše porediti uklapanje u tok rada, a ne stil prezentacije.

Ocjenjujte uklapanje, ne broj funkcija

Koristite četiri jednostavne ocjene:

• Dokazano: Ponuđač je jasno prikazao cijeli tok rada.
• Djelimično dokazano: Tok rada je prikazan, ali važni koraci ostaju nejasni.
• Nije prikazano: Ponuđač je govorio o funkciji, ali je nije demonstrirao.
• Nije relevantno: Tok rada se ne odnosi na objekat.

Dodajte napomene uz svaku ocjenu. Ocjenu bez objašnjenja biće teško pregledati nakon nekoliko demonstracija.

Prije konačne odluke uporedite:

• Koji je tok rada prikazan u cijelosti
• Koji koraci ostaju ručni
• Koje odgovornosti i dalje nemaju vlasnika
• Koji posao postavljanja objekat mora da završi
• Koje tvrdnje zahtijevaju pisanu potvrdu
• Koje funkcije rješavaju početni problem
• Koje funkcije vjerovatno neće biti korišćene
• Koji proces i dalje zavisi od drugog sistema

Najprikladniji proizvod nije automatski onaj sa najdužom demonstracijom. To je proizvod koji objektu daje jasniji proces za posao koji mu je važan.

Na razgovor o proizvodu donesite nekoliko stvarnih komunikacijskih i operativnih scenarija, uključujući jedan koji ostaje otvoren tokom predaje smjene. Temelj vam može pomoći da procijenite gdje GuestNesty podržava komunikaciju, a gdje Libar nastalom poslu daje odgovornu osobu, status i jasan put daljeg postupanja.