Trošak hotelskog softvera za male hotele zavisi od više faktora, a ne samo od mjesečne pretplate. Ukupan iznos obuhvata kategoriju softvera, broj korisnika ili jedinica, postavljanje, pripremu podataka, obuku, migraciju i stalnu odgovornost za procese. Ovaj vodič pomaže vlasnicima da uporede troškove bez oslanjanja na neprovjerene cijene ili broj funkcija.
Mali hoteli često počinju poređenje softvera od oglašene mjesečne naknade. Taj iznos možda ne obuhvata obaveze tokom postavljanja, migraciju, obuku osoblja, uslove ugovora ili vrijeme potrebno za organizovanje informacija o objektu i operativnih tokova rada.
Niska početna cijena može postati manje privlačna kada osoblje mora da održava duple evidencije, ponavlja ručne korake ili koristi dodatne alate da bi završilo posao. Širi sistem takođe može koštati više nego što je potrebno ako objekat nije definisao koji problem prvo treba da riješi.
Korisnije poređenje odvaja komunikaciju od operativnog rada. GuestNesty vodi komunikaciju sa gostima, osoblje preuzima razgovor kada je potrebna procjena, a Libar upravlja rezervacijama, recepcijom i operativnim tokom kada izvršenje zahtijeva odgovornu osobu, status i dalje postupanje.
Kategorija softvera mijenja početni trošak
Hotelski softver nije jedna kategorija proizvoda. Softver za komunikaciju sa gostima, PMS softver, recepcijski alati i operativni sistemi upravljaju različitim odgovornostima.
Prva odluka o trošku zato nije koji je paket najjeftiniji. Važnije je koji tok rada objekat treba da stavi pod kontrolu.
Komunikacija sa gostima ima drugačiju strukturu troškova
Softver za komunikaciju sa gostima usmjeren je na ponovljena pitanja, informacije o objektu, poruke prije dolaska, lokalne preporuke, razjašnjavanje zahtjeva i preuzimanje razgovora od strane osoblja.
Prilikom poređenja ponuđača potvrdite:
- Koji su komunikacijski kanali uključeni
- Da li postoje ograničenja korišćenja ili broja razgovora
- Koji je rad na postavljanju uključen
- Ko priprema odobrene informacije o objektu
- Kako osoblje preuzima razgovor
- Koje usluge podrške i obuke su uključene
- Koje funkcije zahtijevaju drugi paket
GuestNesty podržava WhatsApp, Facebook, Instagram i web chat. Koristi odobrene informacije o objektu za rutinsku komunikaciju i omogućava osoblju da preuzme razgovor kada zahtjev traži procjenu.
GuestNesty nije PMS. Njegov trošak ne treba porediti kao da upravlja rezervacijama, statusom sobe, folijama, računima ili završavanjem operativnih zadataka.
PMS i operacije donose dublji obuhvat tokova rada
PMS i operativni softver obuhvataju rezervacije, status sobe, recepcijske procese, zadatke, predaju smjene, folije, račune, napomene o gostima, odobrenja, domaćinstvo i održavanje.
Kada procjenjujete ovu kategoriju, pitajte kako predloženi paket obrađuje:
- Evidenciju rezervacija
- Status sobe ili jedinice
- Korisničke uloge i ovlašćenja
- Recepcijske zadatke
- Koordinaciju domaćinstva
- Koordinaciju održavanja
- Folije i račune
- Odobrenja
- Predaju smjene
- Operativno praćenje
Libar pokriva PMS, recepcijski i operativni sloj. Njegova vrijednost zavisi od toga da li je objektu potrebno jasno mjesto za posao koji trenutno ostaje u razgovorima, bilješkama ili sjećanju osoblja.
Nemojte pretpostavljati da softver za komunikaciju i PMS automatski razmjenjuju informacije. Svaku tehničku vezu, prenos podataka ili automatizaciju treba posebno potvrditi.
Postavljanje i migracija mijenjaju trošak prve godine
Trošak prve godine često se razlikuje od redovne pretplate jer implementacija zahtijeva pripremu.
Dio tog rada može se pojaviti na računu ponuđača. Drugi dio objekat može obaviti interno, ali i dalje troši vrijeme osoblja ili menadžmenta.
Praktičan obračun troška prve godine izgleda ovako:
Redovne naknade za softver + postavljanje i konfiguracija + migracija + obuka + interna priprema + potvrđeni troškovi trećih strana
Tražite da svaka stavka bude prikazana odvojeno kako bi objekat mogao da uporedi ponude na istoj osnovi.
Priprema informacija o objektu i mapiranje tokova rada zahtijevaju vrijeme
Softver za komunikaciju sa gostima zavisi od tačnih informacija o objektu.
Prije postavljanja objekat će možda morati da prikupi i odobri informacije o:
- Prijavi i dolasku
- Parkingu
- Wi-Fi mreži
- Doručku
- Sadržajima i uslugama
- Kućnom redu
- Uobičajenim pravilima
- Lokalnim preporukama
- Čestim zahtjevima gostiju
Ova priprema je dio ukupnog troška čak i kada je objekat obavlja interno. Neko mora da pregleda informacije, riješi neusaglašena uputstva i ostane odgovoran za buduća ažuriranja.
Operativni softver zahtijeva drugačiju pripremu. Tim će možda morati da definiše odgovornost za zadatke, pravila statusa sobe, odgovornosti za odobrenja, postupke domaćinstva, praćenje održavanja i praksu predaje smjene.
Migracija, konfiguracija i obuka utiču na implementaciju
Promjena PMS-a može uključivati postojeće rezervacije, napomene o gostima, strukturu soba ili jedinica i druge operativne podatke.
Pitajte ponuđača:
- Koji podaci mogu biti uvezeni
- Koji podaci moraju biti uneseni ručno
- Ko provjerava uvezene informacije
- Koja je konfiguracija uključena
- Da li se istorijski podaci mogu zadržati
- Koja je obuka osoblja obezbijeđena
- Da li dodatna obuka ima poseban trošak
- Šta se događa tokom prelaznog perioda
Nemojte pretpostavljati da se svaka vrsta podataka može automatski prenijeti. Obim migracije treba potvrditi prije poređenja konačnog troška.
Stvarni kompromis je to što organizovana implementacija zahtijeva vrijeme. Manji početni obim rada može djelovati privlačno, ali nepotpune informacije, nejasne odgovornosti i slaba obuka mogu prebaciti trošak u svakodnevni ručni rad nakon pokretanja sistema.
Veličina objekta i struktura tima utiču na stalni trošak
Dva mala hotela sa istim brojem soba mogu zahtijevati različit obim softvera.
Jedan može imati stalni recepcijski tim, odvojene odgovornosti domaćinstva i održavanja i nekoliko nivoa odobrenja. Drugim može upravljati mali broj ljudi koji pokrivaju više uloga.
Broj soba, korisnika i odgovornosti može promijeniti cijenu
Ponuđači mogu formirati cijene prema različitim jedinicama, uključujući:
- Objekat
- Sobu ili apartman
- Korisnika
- Odjeljenje
- Modul
- Komunikacijski kanal
- Obim korišćenja
- Nivo paketa
Pitajte koja jedinica određuje cijenu i šta se događa kada objekat raste.
Na primjer, potvrdite da li se naknada mijenja kada objekat doda:
- Više soba ili jedinica
- Dodatne korisničke naloge
- Još jedno odjeljenje
- Drugi objekat
- Veći obim komunikacije
- Dodatne module
- Sezonske korisnike
Ponuđeni paket treba da odgovara sadašnjem načinu rada objekta i realnom narednom koraku. Plaćanje neiskorišćenog obima može biti jednako neefikasno kao izbor sistema koji je previše ograničen.
Podrška i odgovornost ostaju i nakon pokretanja
Stalni trošak softvera obuhvata više od redovne naknade ponuđaču.
Objektu su i dalje potrebne osobe koje održavaju odobrene informacije, pregledaju tokove rada, obučavaju nove zaposlene i provjeravaju da li se zadaci i statusi koriste dosljedno.
Za GuestNesty odredite osobu koja će pregledati informacije namijenjene gostima kada se promijene uputstva za dolazak, parking, doručak, pravila ili drugi važni detalji.
Za Libar definišite ko prati rezervacije, status sobe, otvorene zadatke, odobrenja i predaju smjene.
Softver može pružiti strukturu, ali ne može sam da popravi nejasnu odgovornost. Tok rada ostaje koristan samo kada ga osoblje dosljedno ažurira.
Skriveni troškovi nastaju kada odgovornosti nijesu jasne
Najskuplji problem nije uvijek pretplata. To može biti posao koji ostane nedefinisan nakon uvođenja softvera.
| Rizik troška | Zašto nastaje | Šta treba potvrditi |
|---|---|---|
| Alati koji se preklapaju | Više proizvoda pokriva slične funkcije | Koji sistem vodi svaki tok rada |
| Ručni ponovni unos | Informacije se prepisuju između sistema | Koji su koraci ručni, a koji automatizovani |
| Zahtjevi ostaju u razgovoru | Odgovor se pogrešno smatra završenim poslom | Ko je odgovoran za operativno dalje postupanje |
| Zastarjele informacije o objektu | Podaci namijenjeni gostima se ne održavaju | Ko pregleda odobrene informacije |
| Neiskorišćene funkcije | Paket je širi nego što je objektu potrebno | Koje će funkcije osoblje redovno koristiti |
| Slaba predaja smjene | Otvoren posao nema status ili naredni korak | Kako neriješeni zadaci prelaze u narednu smjenu |
| Dodatne naknade za podršku | Standardna podrška ne pokriva svaki zahtjev | Šta paket podrške uključuje |
| Rast ugovorenog obima | Cijena se mijenja sa brojem korisnika, soba ili obimom korišćenja | Koji pragovi mijenjaju naknadu |
Ručni rad nije automatski problem. Postaje skup kada osoblje ne zna ko ga završava, gdje se bilježi status ili kako naredna smjena vidi šta je ostalo otvoreno.
Ovo je posebno važno kada komunikacija sa gostima stvara operativni posao.
GuestNesty može primiti zahtjev i prikupiti detalje. Osoblje odlučuje koja je radnja odgovarajuća. Libar vodi nastali posao sa rezervacijom, domaćinstvom, održavanjem, računom, odobrenjem ili recepcijom kada je potrebna realizacija.
Uporedite trošak hotelskog softvera kroz jedan okvir
Tražite pisanu ponudu koja odvaja redovne naknade od jednokratnih i dodatnih troškova.
Zatim uporedite svaku ponudu koristeći isti okvir.
| Oblast troška | Šta pitati ponuđača | Šta provjeriti interno |
|---|---|---|
| Redovna naknada | Šta je uključeno u paket? | Koje ćemo uključene funkcije koristiti? |
| Jedinica za obračun | Da li se cijena računa prema sobama, korisnicima, korišćenju ili modulima? | Šta će se vjerovatno promijeniti naredne godine? |
| Postavljanje | Koji je rad na konfiguraciji uključen? | Ko će pripremiti informacije o objektu? |
| Migracija | Koji podaci mogu biti uvezeni? | Ko će pregledati prenesene podatke? |
| Obuka | Koliko je obuke uključeno? | Kojim ulogama je potrebna posebna obuka? |
| Podrška | Koji zahtjevi za podršku su obuhvaćeni? | Ko kontaktira ponuđača? |
| Komunikacija | Koji kanali i ograničenja važe? | Koja pitanja se najčešće ponavljaju? |
| Operacije | Koji tokovi rada su obuhvaćeni? | Gdje posao trenutno gubi odgovornu osobu? |
| Ugovor | Koji rok i uslovi važe? | Da li obaveza odgovara našem planu? |
| Proširenje | Šta kasnije mijenja cijenu? | Očekujemo li više jedinica, korisnika ili objekata? |
Nemojte porediti dvije ponude samo prema mjesečnim iznosima. Uporedite šta svaki iznos obuhvata, koji interni posao ostaje i da li softver kontroliše tok rada koji je pokrenuo potragu.
Korisna kupovina treba jednoj odgovornosti da obezbijedi jasniji sistem. Ne treba samo da doda još jedno mjesto koje osoblje mora da provjerava.
Mapirajte tok rada koji stvara najviše ponovljenog posla ili najmanje preglednosti, zatim uporedite puni trošak njegovog uređivanja. Temelj vam može pomoći da procijenite da li GuestNesty, Libar ili jasnija podjela između komunikacije i operacija odgovara vašem objektu.
